Strona Główna > Badania i konferencje > Zasady finansowania badań w IF UW > Ogólne zasady obsługi projektów badawczych - zmiany od 01.10.2016

Ogólne zasady obsługi projektów badawczych – zmiany od 01.10.2016

Obsługą administracyjną projektów badawczych finansowanych ze środków BST i DSM oraz środków własnych Dyrekcji IF UW zajmuje się Sekretariat IF UW ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą. Szczegółowych informacji udziela pani Joanna Chlebińska: j.chlebinska@uw.edu.pl

Obsługą administracyjną projektów badawczych finansowanych z innych źródeł zajmuje się wydziałowa Sekcja Badań Naukowych przy Dziekanacie (Nowy Świat 69, III piętro, pokój nr 172, http://wfis.uw.edu.pl/sekcja-badan/).

Grant zewnętrzny – projekt finansowany ze środków NCN, MNiSW (NPRH, programy Plus), FNP i innych instytucji zewnętrznych.
Grant własny – projekt finansowany ze środków BST, DSM lub środków własnych Dyrekcji IF UW

WAŻNE

1. Zlecenie płatności należy składać co najmniej 2 tygodnie przed terminem płatności. Zob. ZLECENIE PŁATNOŚCI i ROZLICZANIE FAKTUR
2. Wyjazd zagraniczny rozliczany jest na podstawie faktur i wniosku wyjazdowego. Zob. WYJAZDY ZAGRANICZNE
3. Wyjazd krajowy rozliczany jest na podstawie faktur i delegacji. Zob. WYJAZDY KRAJOWE
4. Pracownik (doktorant) prowadzący zajęcia dydaktyczne, którego wyjazd służbowy następuje w czasie trwania zajęć, zobowiązany jest do złożenia w Sekretariacie Pracowniczym pisemnego oświadczenia o terminie odpracowania zajęć lub sposobie organizacji zajęć w trakcie nieobecności spowodowanej wyjazdem służbowym. W przypadku zastępstwa należy podać imię i nazwisko osoby prowadzącej zajęcia w zastępstwie.
5. Każdy ZAKUP wymaga faktury wystawionej na Uniwersytet Warszawski.

Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

6. Każdy wydatek z projektów BST, DSM lub środków własnych Dyrekcji IF UW musi być zgłaszany w Sekretariacie ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.
7. W sprawie możliwych odstępstw od zasad ogólnych proszę kontaktować się z Sekcją Badań Naukowych (Nowy Świat 69, III piętro, pokój nr 172, http://wfis.uw.edu.pl/sekcja-badan/) lub Panią Joanną Chlebińską (j.chlebinska@uw.edu.pl).

ROZLICZANIE FAKTUR

W celu dokonania płatności lub otrzymania zwrotu na podstawie faktury należy na odwrotnej stronie faktury:

1. Dokładnie opisać merytorycznie płatność na fakturze (przedmiot i cel).
2. Wskazać termin i źródło płatności (numer grantu).
3. Uzyskać czytelny podpis:

Przy płatnościach zagranicznych należy dołączyć do faktury wypełniony formularz DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO.

Ponadto, w celu otrzymania zwrotu za już opłaconą fakturę należy:

• Dołączyć odpowiednie potwierdzenie płatności, o ile była to płatność elektroniczna.
• W opisie faktury podać  numer konta osobistego, na który będzie dokonany zwrot pieniędzy, o ile płatności dokonano gotówką, kartą lub przelewem.

Opisaną fakturę i pozostałe wymagane dokumenty należy złożyć co najmniej 2 tygodnie przed terminem płatności w:

• Sekcji Badań Naukowych przy Dziekanacie, w przypadku płatności z grantów zewnętrznych.
• Sekretariacie ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą, w przypadku płatności z grantów BST, DSM lub środków własnych Dyrekcji IF UW.

Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

UWAGA!
Nie jest możliwy zwrot za fakturę wystawioną na innego płatnika. W szczególności nie jest możliwy zwrot za fakturę z danymi IF UW.

UWAGA!
Co najmniej raz w roku ogłaszane są ostateczne terminy realizacji dokumentów finansowych z danego roku, dostosowane do terminów rozliczeń podanych przez Kwesturę UW (np. koniec roku kalendarzowego – dokumenty finansowe z danego roku mogą być rozliczane do 30 listopada, konkretne daty podawane są drogą mailową).

ZLECENIE PŁATNOŚCI

1. Podanie o zlecenie płatności należy złożyć nie później niż dwa tygodnie przed terminem płatności.
2. Obowiązują dwa wzory podań:

• dla przelewów krajowych: ZLECENIE PŁATNOŚCI KRAJOWEJ
• dla przelewów zagranicznych: ZLECENIE PŁATNOŚCI ZAGRANICZNEJ

3. W przypadku płatności zagranicznych do podania o zlecenie płatności należy dołączyć wypełniony formularz DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO.
4. Podanie o zlecenie płatności należy wypełnić elektronicznie, uwzględniając cel płatności, źródło finansowania, kwotę płatności i szczegółowe dane do przelewu.
5. W przypadku płatności za opłatę konferencyjną, w podaniu o zlecenie płatności proszę podać nazwę, termin i miejsce konferencji oraz załączyć do podania:

• wydruk ze strony internetowej konferencji z informacją o wysokości opłaty konferencyjnej i danymi do przelewu,
• kopię zaproszenia od organizatorów (o ile dotyczy),
• potwierdzenie o akceptacji referatu/prezentacji (o ile dotyczy).

6. Podanie podpisane przez kierownika projektu (dla płatności finansowanych z grantów zewnętrznych oraz projektów BST i DSM) oraz Dyrekcję IF UW, należy złożyć wraz z formularzem DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO (i innymi wymaganymi dokumentami) w:

• Sekcji Badań Naukowych przy Dziekanacie, w przypadku płatności z grantów zewnętrznych.
• Sekretariacie ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą, w przypadku płatności z grantów BST, DSM lub środków własnych Dyrekcji IF UW.

7. Fakturę za płatność należy dostarczyć w najszybszym możliwym terminie. W szczególności faktury za wydatki związane z wyjazdem służbowym (w tym fakturę za opłatę konferencyjną opłaconą przez UW na podstawie podania o zlecenie płatności) należy dostarczyć najpóźniej 14 dni po powrocie z wyjazdu.

ZAKUP SPRZĘTU, MATERIAŁÓW BIUROWYCH I KSIĄŻEK

1. Zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych musi być zgodny z procedurami obowiązującymi na UW.
2. Zakup aparatury i sprzętu komputerowego jest możliwy wyłącznie w drodze przetargu, organizowanego przez Biuro Zamówień Publicznych UW.
3. Zakupiony sprzęt jest własnością Wydziału Filozofii i Socjologii UW.
4. Za sprzęt kupiony ze środków projektów badawczych (BST, granty NCN i MNiSW, itp.) odpowiada materialnie kierownik projektu.
5. Zakupione książki są własnością Wydziału Filozofii i Socjologii UW.
6. Zakup książek należy zgłosić w Sekretariacie IF UW ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.
7. Każdy zakup wymaga faktury wystawionej na Uniwersytet Warszawski.

Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
Nie jest możliwy zwrot za fakturę wystawioną na innego płatnika.

8. Komunikat p.Dziekana WFiS UW

Szanowni Państwo,
przypominam, że przymuszeni procedurami rozliczania projektów badawczych uzgodniliśmy, iż książki kupowane z projektowych pieniędzy (granty i BST) nie mogą być książkami do zużycia. Pracownicy, którzy chcą  kupić książkę w ramach projektu, muszą udać się do naszej Biblioteki, gdzie książka zostanie włączona do katalogu i przesłać fakturę do działu finansowego.
Skatalogowana książka może trafić na półkę Zakładu, może być wypożyczona do końca grantu, powinna jednak być widoczna w zasobach Połączonych Bibliotek WFiS, IFiS PAN i PTF.
Dziekan Wydziału Filozofii i Socjologii UW
dr hab. Krzysztof Koseła, prof. UW

9. Pracownicy kończący zatrudnienie w WFiS UW oraz  doktoranci i studenci, którzy ukończyli studia lub zostali skreśleni z listy studentów, zobowiązani są zdać sprzęt komputerowy i książki zakupione ze środków projektów badawczych.

ZAKUP BILETU

Pracownicy i doktoranci UW zobowiązani są do zakupu biletu w komunikacji międzynarodowej (bilet lotniczy, kolejowy, autobusowy i promowy) za pośrednictwem firmy Supertour.
Zob. http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne oraz http://bwz.uw.edu.pl/biuro-supertour

ZAKUPU BILETU DOKONUJE OSOBA WYJEŻDŻAJĄCA.

W celu zakupu biletu należy dokonać rezerwacji biletu poprzez firmę Supertour, a następnie przesłać do Supertour wypełniony i podpisany formularz (uwaga! obowiązują nowe formularze) ZLECENIE ZAKUPU BILETU lub ZLECENIE ZAKUPU BILETU TANIE LINIE.

UWAGA!
Rezerwacje dokonywane przez Supertour mają krótki okres ważności (zazwyczaj 1-2 dni). Potwierdzenie rezerwacji, a więc i ostateczny zakup biletu, wymaga przesłania do Supertour wypełnionego formularza ZLECENIE ZAKUPU BILETU, który musi być podpisany przez Kierownika Sekcji Finansowej WFiS oraz Kierownika Jednostki. Planując zakup biletu, należy uwzględnić czas pracy Kierownika Sekcji Finansowej oraz terminy dyżuru Dyrekcji IF UW, tak by po dokonaniu rezerwacji w Supertour możliwe było zebranie wymaganych podpisów w terminie. Jeśli jest to niemożliwe, należy pamiętać o przedłużeniu rezerwacji w Supertour lub dokonaniu ponownej rezerwacji.

SZCZEGÓŁOWA PROCEDURA ZAKUPU BILETU

W celu zakupu biletu należy:

1. Dokonać rezerwacji w Supertour:

• Osobiście:
Atrium, Al. Jana Pawła II 27
pon. – pt.: 09.30 – 17.30, sob.: 10.00 – 14.00
ul Grójecka
pon. – pt.: 09.30 – 17.30
• Telefonicznie:
LISTA KONTAKTOWA SUPERTOUR
• Za pomocą formularza dostępnego na stronie: http://www.supertour.pl/p,Bilety-lotnicze
Uwaga: Dokonanie rezerwacji jest równoznaczne z otrzymaniem od przedstawiciela firmy Supertour (najczęściej drogą mailową) numeru rezerwacji i podstawowych danych o zarezerwowanym bilecie.

2. Wypełnić elektronicznie formularz ZLECENIE ZAKUPU BILETU lub ZLECENIE ZAKUPU BILETU TANIE LINIE, wpisując dane rezerwacji dokonanej przez Supertour.
[Uwaga: W części „Uwagi dodatkowe” należy wpisać kierownika i numer projektu, z którego finansowany jest bilet.]
3. Na wydruku formularza uzyskać podpis osoby wyjeżdżającej, Kierownika Sekcji Finansowej (Kwestor) WFiS UW (Nowy Świat 69, 00-927 Warszawa, III piętro pokój 162) i Dyrekcji IF UW (opcjonalnie).
4. Wypełniony i podpisany formularz zlecenia zakupu biletu należy złożyć osobiście w siedzibie Supertour lub przesłać drogą mailową (na adres przedstawiciela firmy Supertour, który dokonał rezerwacji).

UWAGA!
Jeśli osoba wyjeżdżająca nie jest pracownikiem ani doktorantem IF UW, zlecenie zakupu biletu należy wydrukować w dwóch egzemplarzach i przed podpisem Pani Kwestor WFiS UW uzyskać stempel i podpis w Sekretariacie Pracowniczym. Kopię zlecenia zakupu biletu należy złożyć w Sekretariacie Pracowniczym u Pani Edyty Bieńkowskiej.

UWAGA!
W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych cenach biletu lub zamiaru kupna biletu w innym biurze lub bezpośrednio u przewoźnika, należy wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także e-mailowo na adres:
sylwia.salamon@adm.uw.edu.pl lub
anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl
z prośbą o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze /u przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.

UWAGA!
Procedura zakupu biletu lotniczego na przelot tanią linią lotniczą oraz zakupu biletu kolejowego, autobusowego oraz promowego w komunikacji krajowej opisana jest na stronach BWZ UW: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne

UŻYWANIE POJAZDU PRYWATNEGO DO PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

1. Warunkiem podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem jest podpisanie UMOWY W SPRAWIE UŻYWANIA POJAZDU PRYWATNEGO DO PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH.
2. Umowę z pracownikiem podpisuje Dziekan Wydziału i Pełnomocnik Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach, które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.
3. Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając druk EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem.
4. Aktualne stawki przebiegu za 1km podaje Sekcja Likwidatury Kwestury.
Zob. też: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-krajowe
5. Wypłata zaliczki na koszt przejazdu własnym samochodem i rozliczenie z niej może nastąpić albo w złotych, albo w walucie obcej, ale po przeliczeniu kosztów wyliczonych w złotych na walutę obcą, według zasad przyjętych w rozliczeniach delegacji zagranicznych.

WYJAZD ZAGRANICZNY

Informacje o wyjazdach zagranicznych na stronach Biura Współpracy z Zagranicą:
http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne

Zakup biletu lotniczego, kolejowego, autobusowego, promowego w komunikacji międzynarodowej odbywa się za pośrednictwem firmy Supertour. Zob. ZAKUP BILETU

Przed podróżą należy:

1. Wykupić ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków.
Zob. http://bwz.uw.edu.pl/wp-content/uploads/2010/01/zarzadzenie_22_RektoraUW_z20-04-2012.pdf
http://arch.uw.edu.pl/strony/pracownik/kl_info.pdf

2. Wypełnić WNIOSEK WYJAZDOWY, wpisując szczegółowe dane, w tym dokładną datę podróży oraz źródło finansowania. Wniosek należy podpisać w dwóch miejscach.
3. Uzyskać podpis na wniosku wyjazdowym Dyrekcji IF UW (z-cy dyrektora IF UW ds. badań i współpracy) oraz parafkę kierownika projektu, o ile wyjazd finansowany jest z grantu zewnętrznego i wniosek wyjazdowy dotyczy osoby nie będącej kierownikiem projektu, z którego finansowany jest wyjazd.
4. Złożyć wypełniony i podpisany wniosek wyjazdowy w Sekcji Badań Naukowych przy Dziekanacie nie później niż 3 tygodnie przed podróżą.
5. Nie wcześniej niż 7 dni przed wyjazdem należy pobrać zaliczkę na wyjazd w Kwesturze (Sekcja Zagraniczna, Karowa 20, IV piętro, pokój nr 406), o ile we wniosku wyjazdowym zaznaczono wypłatę zaliczki w kasie głównej.

W trakcie podróży
Należy pamiętać, że rozliczenie diet hotelowych w pełnej wysokości (w ramach limitu ustalonego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej) jest możliwe po przedstawieniu faktury. W przypadku braku faktury możliwy jest wyłącznie ryczałtowy zwrot poniesionych kosztów w wysokości 25% kwoty ustalonej przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

Po podróży
Nie później niż 7 dni po zakończeniu podróży należy rozliczyć wyjazd w Kwesturze (Sekcja Zagraniczna, Karowa 20, IV piętro, pokój nr 406). Do rozliczenia potrzebne są faktury za hotel (ewentualnie faktury za inne koszty, o ile były wskazane we wniosku wyjazdowym).
Zob. http://bwz.uw.edu.pl/wp-content/uploads/2010/03/zarzadzenie_28_RektorUW1.pdf

Uwaga!
Pracownik (doktorant) prowadzący zajęcia dydaktyczne, którego wyjazd służbowy następuje w czasie trwania zajęć, zobowiązany jest do złożenia w Sekretariacie Pracowniczym pisemnego oświadczenia o terminie odpracowania zajęć lub sposobie organizacji zajęć w trakcie nieobecności spowodowanej wyjazdem służbowym. W przypadku zastępstwa należy podać imię i nazwisko osoby prowadzącej zajęcia w zastępstwie.

WYJAZD KRAJOWY

Informacje o wyjazdach krajowych na stronach Biura Współpracy z Zagranicą: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-krajowe

Przed wyjazdem krajowym należy pobrać druk delegacji służbowej z Sekretariatu pracowniczego IF UW (Krakowskie Przedmieście 3, I piętro, pokój nr 105). Delegację należy wypełnić:

• strona 1: imię, nazwisko, daty, stanowisko, daty, miejsce i cel wyjazdu,
• strona 2: rachunek kosztów podróży – dokładne daty oraz godziny wyjazdu i przyjazdu.

NIE WPISYWAĆ wysokości diet, kwoty za noclegi, nie podliczać całościowych kosztów wyjazdu!

Po powrocie z podróży służbowej delegację należy przedłożyć do podpisu z-cy dyrektora IF UW ds. badań i współpracy, a następnie złożyć w Sekcji Badań Naukowych przy Dziekanacie.

Do delegacji należy dołączyć oryginalne bilety (wraz w potwierdzeniem z PolCardu w przypadku płatności przelewem) dokumentujące przejazd oraz informację o numerze konta bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu. Zwrot kosztów – przelewem na konto osobiste.

Do delegacji można dołączyć fakturę za hotel lub rozliczyć ją osobno.

Wyliczaniem diet i całkowitych kosztów podróży krajowej zajmuje się Sekcja Badań Naukowych przy Dziekanacie.

Uwaga!
Pracownik (doktorant) prowadzący zajęcia dydaktyczne, którego wyjazd służbowy następuje w czasie trwania zajęć, zobowiązany jest do złożenia w Sekretariacie Pracowniczym pisemnego oświadczenia o terminie odpracowania zajęć lub sposobie organizacji zajęć w trakcie nieobecności spowodowanej wyjazdem służbowym. W przypadku zastępstwa należy podać imię i nazwisko osoby prowadzącej zajęcia w zastępstwie.

WYPŁATA WYNAGRODZENIA
W RAMACH UMÓW CYWILNOPRAWNYCH
(dotyczy umów: „o dzieło” i „o przeniesienie autorskich praw majątkowych” )

Obsługą umów finansowanych z projektów BST, DSM i środków własnych Dyrekcji IF UW zajmuje się Sekretariat IF UW ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą. Szczegółowych informacji udziela pani Joanna Chlebińska: j.chlebinska@uw.edu.pl

Umowy finansowane z grantów zewnętrznych przygotowuje kierownik projektu lub osoba zainteresowana. Szczegółowych informacji udziela wydziałowa Sekcja Badań Naukowych przy Dziekanacie (Nowy Świat 69, III piętro, pokój nr 172, http://wfis.uw.edu.pl/sekcja-badan/), która zajmuje się obsługą umów zawieranych w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych (NCN, MNiSW, FNP, itp.).

WAŻNE
INFORMACJE DLA PRZYGOTOWUJĄCYCH I PODPISUJĄCYCH UMOWY

Uwaga: umowa o dzieło każdorazowo wymaga akceptacji Radcy Prawnego UW

1. Umowę i rachunek, po komputerowym wypełnieniu i podpisaniu przez osobę stwierdzającą wykonanie dzieła, należy dostarczyć w 1 egzemplarzu do Sekcji Badań Naukowych.
2. Jeśli umowa dotyczy kierownika projektu, osobą odbierającą dzieło jest z-ca dyrektora IF UW ds. badań i współpracy z zagranicą (w wyjątkowych sytuacjach inny dyrektor IF UW). W pozostałych przypadkach, osobą odbierającą dzieło jest kierownik projektu.
3. Pracownicy UW zobowiązani są do podpisania oświadczenia, że dzieło zostało stworzone poza obowiązkami służbowymi. Oświadczenie to musi być również podpisane przez z-cę dyrektora IF UW ds. badań i współpracy z zagranicą. W „zwykłej” umowie o dzieło oraz w umowie o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu naukowego część A oświadczenie to jest integralną częścią umowy. Natomiast w umowie o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu naukowego część B oświadczenie to stanowi niezależny dokument, który do umowy należy dołączyć.
4. Umowy zawierane z pracownikami UW obciążone są dodatkowo obowiązkowym ZUS-em „pracodawcy” w wysokości 19,64% od kwoty brutto. Kwota ta dodatkowo obciąża koszty tematu badawczego. ZUS naliczany jest przy umowach o dzieło oraz o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu naukowego CZĘŚĆ A.
5. W umowie o dzieło autor składa oświadczenie, czy dzieło będące przedmiotem umowy jest, czy nie jest przedmiotem praw autorskich w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Jeśli dzieło jest przedmiotem praw autorskich, koszty uzyskania przychodu wynoszą 50% – w takim przypadku wykonawca zapłaci mniejszy podatek (otrzyma więcej pieniędzy „na rękę”). Jeśli dzieło nie jest przedmiotem praw autorskich, koszty uzyskania przychodu wynoszą 20%. Uwaga: to autor/wykonawca podejmuje decyzję, czy dzieło kwalifikuje się jako dzieło autorskie w rozumieniu ustawy o prawie autorskim.
6. W przypadku umów z cudzoziemcami w rachunku należy wpisać: numer i kraj wydania paszportu, datę i miejsce urodzenia, kraj, obywatelstwo, urząd skarbowy (o ile rozlicza się w Polsce) lub Tax Identification Number (o ile posiada i nie rozlicza się w Polsce).
7. W przypadku płatności w walucie obcej do rachunku należy dołączyć wypełniony formularz DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO.
8. W przypadku typów umów, które nie zostały tu omówione, zasady postępowania proszę ustalać bezpośrednio z Sekcją Badań Naukowych przy Dziekanacie.

Przykład 1
Autor XY, będący pracownikiem UW, ma otrzymać wynagrodzenie 2000 zł brutto w ramach umowy o dzieło z kierowanego przez siebie projektu. W tym celu XY wypełnia komputerowo formularz UMOWA O DZIEŁO 2016 oraz RACHUNEK. Ponieważ dzieło jest przedmiotem praw autorskich, w §8 umowy o dzieło wykonawca XY zaznacza, że dzieło „jest przedmiotem praw autorskich, a koszty uzyskania przychodu wynoszą 50%”.

Pracownik XY podpisuje:

• umowę jako „Wykonawca”,
• oświadczenie jako „Autor”,
• rachunek jako „Wystawca rachunku”.
Pod oświadczeniem oraz na rachunku podpisuje się z-ca dyrektora ds. badań. Następnie pracownik XY zanosi dokumenty do Sekcji Badań Naukowych przy Dziekanacie.

Pracownik XY dostaje wypłatę w wysokości: 2000 zł brutto (około 1600 zł netto)
Projekt badawczy obciążony jest kwotą: 2392,80 zł.

Przykład 2
Autor XY, doktorant UW (czyli nie będący pracownikiem UW), ma otrzymać wynagrodzenie 2000 zł brutto w ramach umowy o dzieło z projektu kierowanego przez prof. AB. W tym celu XY wypełnia komputerowo formularz UMOWA O DZIEŁO 2016 oraz RACHUNEK. Ponieważ dzieło jest przedmiotem praw autorskich, w §8 umowy o dzieło wykonawca XY zaznacza, że dzieło „jest przedmiotem praw autorskich, a koszty uzyskania przychodu wynoszą 50%”.

Autor XY podpisuje:

• umowę jako „Wykonawca”
• rachunek jako „Wystawca rachunku”.
• Rachunek podpisuje kierownik projektu, prof. AB. Następnie autor XY zanosi dokumenty do Sekcji Badań Naukowych przy Dziekanacie.

Autor XY dostaje wypłatę w wysokości: 1820 zł.
Projekt badawczy obciążony jest kwotą: 2000 zł.

Przykład 3
Autor XY, pracownik UW, ma otrzymać wynagrodzenie 2000 zł brutto w ramach umowy o przeniesienie praw majątkowych do utworu naukowego z kierowanego przez siebie projektu. W tym celu XY wypełnia komputerowo formularze

UMOWA O DZIEŁO CZĘŚĆ A
UMOWA O DZIEŁO CZĘŚĆ B
OŚWIADCZENIE DO UMOWY CZEŚĆ B
RACHUNEK do umowy o dzieło część A
RACHUNEK do umowy o dzieło część B.

UWAGA!
Data podpisania umowy o dzieło część B to data zakończenia umowy o dzieło część A.

Wyjściowa kwota 2000 zł brutto dzielona jest pomiędzy umowy w stosunku 5% do 95%, czyli następująco:

• CZĘŚĆ A: 100 zł
• CZĘŚĆ B: 1900 zł

Od kwoty w umowie o dzieło część A naliczany jest ZUS pracownika, jak również ZUS pracodawcy, który obciąża projekt.

Podpisy
Autor XY podpisuje się:

• w umowie o dzieło część A jako „Wykonawca”, w oświadczeniu pierwszym będącym integralną częścią tej umowy jako „Autor” oraz w oświadczeniu drugim jako „Kierownik projektu”,
• w umowie o dzieło część B jako „Wykonawca”,
• w oświadczeniu do umowy o dzieło część B jako „Autor”,
• na rachunkach jako „Wystawca rachunku”.

Rachunki oraz oświadczenia do wszystkich umów podpisuje z-ca dyrektora ds. badań i współpracy. Następnie autor XY zanosi dokumenty (2 umowy + oświadczenie + 2 rachunki) do Sekcji Badań Naukowych przy Dziekanacie.

Autor XY dostaje wypłatę w wysokości: 2000 zł brutto (około 1800 zł netto).
Projekt badawczy obciążony jest kwotą: 2019,64 zł.

Wzory umów

• Wzór („zwykłej”) umowy o dzieło: UMOWA O DZIEŁO 2016 Uwaga: umowa o dzieło każdorazowo wymaga akceptacji Radcy Prawnego UW
• Wzór umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu naukowego CZĘŚĆ A: UMOWA O DZIEŁO CZĘŚĆ A
• Wzór umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu naukowego CZĘŚĆ B: UMOWA O DZIEŁO CZĘŚĆ B
• Wzór oświadczenia do CZĘŚCI B: OŚWIADCZENIE DO UMOWY CZEŚĆ B
• Wzór rachunku: RACHUNEK
• Formularz DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO

Do pobrania:
Ogólne zasady obsługi projektów badawczych ze zaminami od 01-10-2016